Hur man skriver en rapport korrekt, i 10 steg

I vår dag, både på arbetsplatsen och utanför den, Det är inte ovanligt att vi vid ett tillfälle borde utarbeta en rapport för att ta hänsyn till eventuella situationer eller problem.

Oavsett om det är att göra ett klagomål, göra en förfrågan eller helt enkelt dokumentera en viss situation, så kommer det att vara den typ av dokument som vi generellt skriver. Men vissa människor kan tycka att det är komplicerat att göra en rapport. Det är därför som vi i denna artikel ger dig en rad steg om hur man skriver en rapport på en allmän nivå.

Vad är en rapport?

En rapport är en slags prosa skriftligt dokument utförs så att personen kan kommunicera göra något åt ​​en situation eller utsätta den för andra. vanligtvis de är vanligtvis riktade till högre instanser (till exempel till stadsrådet eller till en överordnad), även om du också kan hitta rapporter som syftar till att kommunicera något till en professionell annorlunda än oss så att du kan arbeta med samma data och kontrast eller utöka dem.

Det finns en mängd olika rapporttyper, som kan ha olika syften och differentierade strukturer. Denna artikel föreslår dock att en rapport utarbetas som tar hänsyn till den allmänna strukturen hos någon av dem.

Åtgärder för att utarbeta en rapport

När vi utarbetar en rapport måste vi komma ihåg att vi i första hand måste tänka på hur, när och varför ska vi göra det. Därefter kommer rapporten att skrivas utifrån den situation som ska återspeglas och de tidigare övervägandena.

Nedan följer en rad användbara steg för att skriva en rapport korrekt.

1. Vilket mål har vi??

Innan vi börjar skriva måste vi reflektera över vad vi vill uppnå med vår rapport. Ska vi begära lösningen på ett problem eller helt enkelt för att lagra data för att kunna använda dem senare?? Vill vi återspegla en vetenskaplig utredning eller lämna ett klagomål? Vi måste ta hänsyn till den typ av rapport som är mest relevant enligt fallet.

2. Tänk på vilken typ av text du ska använda

Inte alla rapporter är desamma, var och en presenterar sina egna särdrag. Till exempel, en expository rapport kommer att återspegla data utan att göra något slags tolkning angående dem, det finns ingen möjlighet att göra slutsatser, medan en av demonstrativ typ kommer att kräva motivet att utveckla hypoteser och testa så att du får en serie av resultat och slutsatser.

3. Tänk på målet

Det spelar ingen roll om vad eller vad, men också du borde tänka på vilken publik som har vår rapport som ett mål. Detta gör det möjligt för oss att anpassa språknivån både till våra behov och till allmänheten.

4. Urval och analys av informationen

Baserat på föregående steg är det viktigt att samla informationen vi vill tillhandahålla och strukturera den på ett korrekt sätt så att vårt tal har en gemensam tråd. Den typ av data som ska återspeglas och vem eller hur informationen har tagits ut måste också beaktas..

5. Vi kan använda grafiska element

Även om det beror på typen av rapport, är det möjligt att använda visuella element som underlättar förståelsen av data. Vi hänvisar till exempel till användning av stapeldiagram för att analysera frekvenser eller att analysera vinster och kostnader.

6. Titel

Även om det kan tyckas dumt att nämna det, Hantera rapporten korrekt på ett tydligt sätt, i förhållande till ämnet som innebär att den är realiserad och lättförståelig Det är något som underlättar sin förståelse av läsare.

7. Skriv in introduktionen

I den här första delen av rapporten kommer vi att göra en kort sammanfattning av det ämne som ska behandlas i rapporten. I det måste det framgå målet med genomförandet av nämnda rapport och det problem som genererar nödvändigheten av dess existens och det sammanhang där det utförs.

8. Expanderar idéerna och förklarar vad som forskades i utvecklingen

I rapporten kommer vi att ordna och utöka informationen om det som hände eller undersöktes, lämnar tydliga metoder och åtgärder som visar hur situationen producerades eller utfördes och hur man hämtar data. Om det är en rapport som speglar en undersökning kommer aspekter som teoretiska modeller och utforskning av situationen att införlivas..

9. gör en slutsats

I den sista delen av rapporten Slutresultatet av vad som undersöktes och reflekterades i rapporten eller efterfrågan eller begäran måste återspeglas vilket görs för att lösa situationen. Det måste vara klart och förståeligt.

10. Språk som ska användas

Det är viktigt att språket är tydligt och koncist över hela tiden. Det måste skrivas formellt och objektivt, i den tredje personen och i en passiv röst. Fakta måste separeras från de slutsatser som görs (om det finns några) och du måste hantera direkt de data du hanterar när du behandlar dem.