Företagskommunikation vanliga typer, egenskaper och fel

Vi lever i ett samhälle där en stor del av arbetsmarknaden är konfigurerad utifrån affärsmiljön. Vare sig stora multinationella företag, små och medelstora familjeföretag eller till och med enskilda tjänster, bör alla vara medvetna om att en viktig faktor för överlevnad är konsekvent i organisationen och kommunikationen mellan dess delar i sig utgöra att gå samman och huvudet mot ett gemensamt mål.

I detta avseende kan vi bekräfta det Företagskommunikation är en av nyckelelementen när en organisation, speciellt om det har lite komplexitet, fungerar korrekt och kan anpassa sig och överleva. Och det handlar om denna kommunikation om vad vi ska prata om i hela denna artikel.

• Relaterad artikel: "Psykologi av arbete och organisationer: ett yrke med en framtid"

Vad är affärskommunikation?

Det är uppfattat som affärskommunikation för den uppsättning processer som utförs av ett företag eller en del av det för att göra reseinformation, både internt mellan olika avdelningar eller tjänster i företaget eller om vi talar om företagets kommunikation med utsidan.

Det är viktigt att komma ihåg att en sådan kommunikation i allmänhet inte bara innebär möjligheten att utfärda informationen utan också inkluderar det faktum att den mottas: Vi står inför en ömsesidig utbyte av data.

En bra affärskommunikation gynnar att alla medlemmar i företaget kan vara motiverade och att deras handlingar kan vara kända, vilket minskar osäkerheten hos både arbetstagare och ledare vad gäller tillståndet för samma. Det underlättar också interaktion och förbättrar arbetsmiljön, förutom att förbättra produktiviteten och tillåta bättre reaktion på eventuella händelser.

Allmänna mål

Affärskommunikationens mål är lätt att förstå. Internt möjliggör å ena sidan en sammanhängande organisation att producera och informationen och resultaten som erhålls av sina olika avdelningar eller arbetstagare som ska delas, samt företagets mål och företagsvisioner som ska genereras och överföras..

också underlättar förståelsen av vad som förväntas av varje arbetstagare, liksom förståelsen för de verkligheter som vart och ett av dem måste möta. Det underlättar också att alla arbetar i samma riktning, och att nya sätt att utföra sitt eget ansvar kan läras.

När det gäller kommunikation med omvärlden är företagskommunikation väsentlig för att kunna kontakta media och skapa en positiv bild av företaget självt, samt att analysera målgruppen och bedöma deras behov. Det gör det också möjligt för oss att lära oss att locka till sig potentiella kunder och bedöma förändringarna i det dynamiska och vätskeformiga samhället där vi lever, något grundläggande för att förutse och möta eventuella svårigheter och anpassa sig till miljön..

För att kommunikationen ska vara effektiv är det nödvändigt att företaget själv skapar effektiva kanaler för detta, samt att ge informationen överföring via sina handlingar, generera medel för kommunikation och även arbetar aktivt så att det inte finns någon osäkerhet Vad gäller vad som ställs och efterfrågas inom organisationen.

Det är också viktigt att arbeta både med formella och informella aspekter, samt att bedöma olika arbetares behov och tankar. Empati är också grundläggande, liksom god reglering och planering av kommunikationsmekanismer.

• Kanske är du intresserad: "Företagsidentitet: vad det är och hur det definierar organisationer"

Olika typer av affärskommunikation

Inte alla företag och organisationer kommunicerar på samma sätt, och det finns olika typer och klassificeringar av företagskommunikation baserat på olika kriterier.

1. Internt och externt

Den första är den som upprättar skillnaden mellan intern och extern kommunikation, den första är den som produceras mellan de olika avdelningarna och arbetarna i företaget själv och den andra som syftar till att upprätta en kommunikation med miljön..

2. Tvåriktad och monodirektionell

Dessutom kan vi också hitta affärskommunikation stilar med olika nivåer av interaktivitet, att kunna hitta allt från det vanligaste sättet kommunikation där avsändaren och mottagaren samverkar och utbyta information till mono när endast ett meddelande skickas, vanligen från maktpositioner till en mottagare som inte har något alternativ att svara på.

3. Stigande, nedåtgående och horisontellt

Inom organisationens interna affärskommunikation kan vi hitta tre stora typer beroende på den punkt där informationen börjar och positionen mellan avsändaren och mottagaren av samma kommunikation. Vi talar om nedåtgående kommunikation när den kommunikativa handlingen utförs från en emittent med en högre laddning än mottagaren.

När det är den underordnade som utfärdar budskapet till sin överordnade, skulle vi tala om uppåtgående kommunikation. I båda fallen skulle vi möta en typ av vertikal kommunikation, det vill säga en kommunikation där de ämnen som upprätthåller den kommunikativa akten har en ojämlikhetsrelation när det gäller makt (det finns en hierarki mellan dem).

Den andra stora typen av kommunikation är horisontell kommunikation, som upprättas mellan individer som har samma position och ligger på samma nivå i hierarkin.

4. Formell och informell

Slutligen bör det noteras att i affärskommunikation kan vi hitta två olika typer av kommunikationskanaler: formella och informella. Det första är där de tekniska aspekterna vanligtvis behandlas och kopplas till själva uppgifterna, är en slags respektfull kommunikation och fokuseras på orsaken och målet för företaget.

I informell kommunikation, dock, mer flexibel och naturlig kommunikation etableras vanligtvis, fokuserade främst på interpersonella relationer och har ofta störst effekt på arbetets välbefinnande. Den senare varierar mycket beroende på vem som bär det ut och kan överträffa arbetsplatsen, vilket är svårt att kontrollera av organisationen.

Eventuella hot mot god kommunikation

Att upprätthålla en effektiv affärskommunikation är grundläggande, men det är inte lätt. Och det måste beaktas förekomsten av en hög grad av variation i situationer som kan uppstå, liksom förekomsten av missförstånd, missbruk och svårigheter i ett företags kommunikation.

1. Brist på konsistens

En faktor som de flesta influenser att kommunikation är verkligen användbar är trovärdigheten för utgivaren och omtanke för mottagaren av meddelandet ett exempel kan vara att det finns dissonans mellan vad som sägs och vad är gjort, inte att hålla emittenterna ett sätt att agera i överensstämmelse med de utgivna meddelandena.

Det senare kan ske i alla företagets anställda, oberoende av deras hierarkiska ställning eller prata med en överlägsen, underordnad eller någon på samma nivå i hierarkin, och genererar allvarliga konsekvenser för både motivet (beroende på situationen kan sluta anses vara dåligt eller till och med avskedad) som för organisationen (genererar en lägre grad av förtroende hos personen och vid en hög position även i organisationen).

På samma sätt och till exempel vid stora företag med ett stort antal avdelningar, om det finns skillnader mellan myndighets- eller referensuppgifter inom företaget förmodligen kan skapa en situation där arbetaren inte vet riktigt vad ledarskap ska följa, något som kan generera frustration och misstro.

På samma sätt är det nödvändigt att vara mycket försiktig med tolkbarheten av meddelandena, eftersom existensen av ambivalens kan leda till att olika avdelningar eller arbetstagare kommer att tolka motsatta saker. Vad företagskommunikation syftar till är just för att garantera intern organisation och sammanhang, så att oklara meddelanden med olika tolkningar kan orsaka osäkerhet och tvivel att uppstå med mottagarna av meddelandet.

2. Brist på känslomässig anslutning

Ett annat problem kan hittas i kommunikationen. Till exempel kan det i vissa organisationer vara svårt att skapa känsla av känslomässig anknytning, vilket hos arbetstagare kan ge mindre engagemang och produktivitet och hos användare bristande intresse och sökandet efter andra alternativ. Det är nödvändigt att värdera det som är gjort, och även vad som inte är, är i princip kommunikativ.

Således är budskapet inte bara viktigt utan också det sätt på vilket det överförs: det är inte detsamma, det ger inte samma känslor ett mail som ett ansikte mot ansikte eller sökandet efter en riktig kontakt.

3. Inte förstår sammanhanget

Det bör också värderas anpassningen till nuvarande situation och sociala framsteg, såväl som särdragen i situationen själv. I ett alltmer globaliserat samhälle och där ny teknik möjliggör omedelbar kommunikation med ett stort antal personer samtidigt kan det vara nödvändigt att analysera och investera i kommunikationspolicyer som tar hänsyn till nätets makt och hur man korrekt överför den önskade informationen, förutom att bedöma kontakten med potentiella kunder från andra delar av världen.

På samma sätt är det också nödvändigt att bedöma företagets egen situation för att inte genomföra mer än vad den kan täcka, vilket är nödvändigt för att ta hänsyn till företagets situation som helhet.

Ett annat problem kan vara innehållet i de meddelanden som utfärdas: det är möjligt att även om kommunikationen finns, överför den inte eller förstår inte innehållet som skulle vara nödvändigt att överföra. Den kan fokusera på ganska kompletterande aspekter och förhindra exempelvis orienteringen eller målen som ett visst inlägg ska ha, eller att de tar för givet existensen av en kunskap som aldrig har gjorts uttrycklig.

4. Isolering och brist på kommunikation

Slutligen kanske det viktigaste problemet som kan extrapoleras från alla tidigare är möjligheten att det inte finns någon riktig kommunikation.

Det tydligaste exemplet är den stabila och kontinuerliga användningen av monodirektionell kommunikation, vilket kan skapa stagnation och brist på förståelse för vad som händer i organisationen själv. Lyckligtvis idag är det minst använda just för att den är minst effektiv och användbar.

Det är också möjligt att de olika positionerna inte har tillräckliga mekanismer för att komma i kontakt även om deras åsikter skulle höras, det finns färre möjligheter till feedback eller ens att olika delar av företaget inte har kontakt med varandra. Det är nödvändigt att stimulera denna interaktion på ett aktivt sätt.

Bibliografiska referenser:

• Andrade, Horacio. (2005). Intern organisationskommunikation: process, disciplin och teknik. Spanien: Gesbiblo, S. L.
• Brillouin, L. (2004). Science and Information Theory. Mineola, N.Y.: Dover.