Hur man hanterar tiden för att vara effektivare på jobbet

ironiskt nog, Tidhantering är ett problem som vi alla möter, men vi har inte tid att ta itu med. Men att spendera lite tid på att analysera hur vi "spenderar" vår tid och tänker på hur vi blir effektivare är något värt att göra. Det är möjligt att hantera tiden för att vara effektivare på jobbet, men det är ett problem som vi måste möta.

Tiden går fort. Ju mer tid passerar utan att ta itu med problemet desto mer tid kommer vi att förlora desto mer energi kommer vi att slösa och ju fler möjligheter vi släpper. Det är därför Det är viktigt att analysera vårt sätt att hantera tid för att genomföra de förändringar som är nödvändiga. 

21 tips för att hantera tiden och vara effektivare

Tidsstyrning är en komplex fråga som sträcker sig från att öka produktiviteten för att balansera arbete och familjeliv, undvika utbrändhet, skapa goda vanor eller etablera långsiktiga mål, bland andra frågor. Planering och prioritering är basen för att ta kontroll över vår tid och vårt liv, oavsett vårt yrke. Författaren Jory MacKay föreslår 21 strategier för att hantera tiden effektivt.

Förstå var din tid går

Tidshantering handlar inte om att dölja rädslan för att slösa tid. Det handlar om att förstå de kraftfulla fördelarna med att använda vår tid klokt, förklarar MacKay. Därför de första tipsen och strategierna:

1. Förstå varför tidshantering är viktig. Tidshantering handlar inte om att kväva rädslan för att slösa tid. Det handlar om att förstå de kraftfulla fördelarna med att använda vår tid klokt.

2. Var realistisk om hur mycket arbete du faktiskt kan göra på en dag. Vi kan tänka på tid som en resurs som vi helt enkelt behöver mer, men mer tid betyder inte mer produktiv tid. Den enklaste formen av tidsstyrning är att schemalägga när och var du ska arbeta.

3. Upptäck var du slösar bort din tid. Ju mer du förstår hur du spenderar din dag, desto mer effektfull blir din tidshanteringsinsats.

4. Ställ in dagliga mål och varningar om hur du spenderar tid. När du har en överblick över hur du spenderar din tid kan du börja göra ändringar dagligen.

5. Skapa en morgonrutin som motiverar dig. En god morgonrutin kan förbereda dig för en produktiv och meningsfull arbetsdag, eftersom det ger dig möjlighet att börja med en positiv impuls som du kommer att dra nytta av under resten av dagen.

6. Avgång till multitasking. Studier har visat att det är omöjligt för människor att koncentrera sig på mer än en uppgift i taget. När du befinner dig att förlora fokus, stoppa och skriv vad du tänker innan du går tillbaka till uppgiften för hand.

Prioritera meningsfullt arbete och delegera resten

När vi väl vet var vår tid går måste vi bestämma vad vi borde (och borde inte) spendera vår tid på, förklarar MacKay. För detta:

7. Separera brådskande från viktigt arbete. Att skilja vad som är brådskande från vad som inte är och vad som är viktigt eller vad som inte är, hjälper dig att prioritera din tid och att rita en kalender som gör att du kan göra mer viktigt arbete och mindre än vad som inte är viktigt..

8. Prioritera utan barmhärtighet. Välj de viktigaste målen och fokusera på dem.

9. Använd 30X-regeln för att delegera fler uppgifter. Mackay föreslår att följa den regel som föreslogs av Rory Vaden, som föreslår att vi bör ge oss 30 gånger den tid det tar oss att fullfölja en uppgift att utbilda någon annan att göra det. Om du tar tid att delegera och utbilda en annan person får du en nettovinst på 1100 minuter per år. Eller, som Vaden säger, en 733% ökning av ROTI (återgång av tid).

10. Hämta "nej" i ditt ordförråd. Enligt en artikel från University of Chicago och publicerad i Journal of Consumer Research, säger "Jag gör inte" något, i stället för "Jag kan inte", tillåter deltagarna att skilja sig från oönskade åtaganden mycket lättare.

Skapa ett effektivt dagligt schema

När ovanstående är gjort, det är dags att designa ett schema att hantera tiden effektivt.

11. Ställ in scheman, inte tidsfrister. Mackay reser här till råd av James Clear. I stället för att ge dig en tidsfrist för att uppnå ett visst mål (och då känns som ett misslyckande om du inte lyckas), välj ett mål som är viktigt och sätt sedan ett schema för att fungera i enlighet med detta.

12. Program med tiden, inte med uppgifter. Ta stora uppgifter och dela dem i tidsbestämda sessioner. Genom att organisera dagen genom att schemalägga tiden istället för läxor flyttar vi från att hantera vårt schema runt ett okänt datum (uppgift) till en känd tid.

"En kalender är ändlig; Det finns bara ett visst antal timmar på en dag. Det faktum blir tydligt det ögonblick som vi försöker lägga ett orättvist antal saker i ett begränsat utrymme ". 

-Peter Bregman-

13. Planera tiden för avbrott och raster. Vi behöver tid att vila och anta att det kommer att bli avbrott. Att inte räkna med det är kaotiskt. Avbrotten anländer eller våra kroppar berättar för oss att vi måste ta en paus. Om vi ​​inte har räknat på det, kommer det plötsligt att vårt perfekt formulerade program kommer ner.

14. Separat tid Maker av tiden chef. Det är väldigt lätt att fylla det med administrativa uppgifter och inte lämna tillräckligt med tid för meningsfullt arbete. En sak är göra och en annan hantera.

15. Aktiviteter sats under hela veckan. Grupp liknande aktiviteter och dra nytta av det momentum du får när du börjar. Tillämpar den första lagen i Newtons rörelse till produktivitet: "Ett föremål i rörelse, fortsätter att röra sig".

Använd platsen till din fördel för att hantera tiden

Din kalender eller tidslinje är inte de enda tidshanteringsverktygen du har. Mackay föreslår några sätt du kan använda på arbetsplatsen som kan påverka hur du jobbar.

16. Testa metoden Popcorn på arbetsplatsen för att låsa upp din tid. Att byta plats på arbetsplatsen under dagen kan vara ett utmärkt sätt att upprätthålla motivation och produktivitet. Denna Joel Runyon teknik fungerar så här:

• Skriv ner alla uppgifter du måste göra idag.
• Dela den listan i 3 lika delar eller i tre grupper (partier, sett i rådet 15).
• Välj 3 olika platser för varje sats av arbete.

17. Arbeta med din kropps naturliga energikrets. Arbeta med det som fungerar bäst för dig, så att du inte bara tänker på att hantera din tid, men också din energi.

Skydda din tid

Det kommer aldrig att finnas en brist på saker att göra som kommer att försöka ta upp din tid. Det är därför du måste skydda den, för att undvika att använda den på fel sätt. Mackay föreslår dessa tips för att uppnå det:

18. Använd strategisk latskap att arbeta på rätt saker. Begreppet "strategisk latskap" avser prioritering av arbete och uppgifter som är viktiga och låter sig vara lat där de inte spelar någon roll.

"Ingenting är mindre produktivt än att göra effektivare vad som inte borde göras alls".

-Peter Drucker-

19. Automatiserat fokuserat icke-förhandlingsbart väder under hela dagen. Det är viktigt att se till att dina fokuserade arbetssessioner utvecklas smidigt. Därför är det viktigt att skydda dig mot distraktioner. Det finns verktyg som hjälper dig att kommunicera med andra att du inte är tillgänglig automatiskt. Om inte, kan du leta efter sätt att låta andra veta att du befinner dig i ett arbetsmoment där du inte kan vara störd.

 20. Använd Ivy Lee-metoden för att avsluta dagen ordentligt. Ivy Lee föreslog denna enkla fem stegs dagliga rutin för att uppnå maximal produktivitet:

• Skriv i slutet av varje arbetsdag de sex viktigaste sakerna du behöver för att uppnå morgondag. Skriv inte mer än sex uppgifter.
• Ge prioritet åt de sex elementen i storleksordning.
• Nästa dag, koncentrera dig bara på den första uppgiften. Arbeta tills du avslutar den första uppgiften innan du går vidare till den andra uppgiften.
• Kom närmare resten av din lista på samma sätt. Vid slutet av dagen flyttar du de oavslutade objekten till en ny lista med sex uppgifter nästa dag.
• Upprepa denna process varje arbetsdag.

21. Glöm inte fördelarna med ledig tid. Hantering av tid innebär inte bara att arbeta. För att hitta en balans i arbetslivet som håller oss friska och glada, måste vi se till att vi lämnar tid för vila, avkoppling och socialisering.

Att hantera tid och vara mer produktiv är en utmaning inom allas räckvidd. Vi måste dock vara medvetna om att vi måste sluta och tänka på vad vi gör, hur vi gör det och vad vi verkligen vill uppnå. Att göra betyder inte nödvändigtvis att arbeta, än mindre slutfört.

Tillbringa en tid, den du behöver, för att analysera dina rutiner och ompröva dina uppgifter. Med dessa indikationer för att hantera tiden blir det mycket lättare att möta ditt arbete eller dina studier och få bättre resultat.

De tre faserna av hög prestanda, enligt Manuel Coloma High Performance är inte ett koncept begränsat till elitutövare eller stora affärsmän / kvinnor. Vi kan alla sträva efter att vara högpresterande människor, för vi kan alla bli mycket mer än vi är nu, mycket mer än vi någonsin skulle kunna föreställa oss. Läs mer "